Microsoft Outlook y Gmail tienen muchas funciones similares y diferencias importantes. En este artículo, se compara la aplicación Outlook para ordenadores con la versión web de Gmail y se destacan las ventajas de cambiar a Gmail Empresarial.
Gmail es una aplicación nativa de la Web
Gmail se ha diseñado para la Web con el fin de ofrecer flexibilidad y facilitar la colaboración. Esto ofrece más ventajas que las aplicaciones de correo diseñadas para usuarios que trabajan de forma independiente con ordenadores. Por ejemplo:
- Gmail siempre está disponible estés donde estés: Gmail se ejecuta en un navegador web y no en una aplicación de tu ordenador. Con un navegador web, resulta más fácil colaborar en proyectos en el trabajo o en el centro educativo, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
- Nunca pierdes tu trabajo: los cambios se guardan automáticamente mientras trabajas. No es necesario que hagas clic continuamente en Guardar ni que configures el guardado automático.
Las funciones de Gmail se basan en la IA de Google
Al pasarte a Gmail, puedes disfrutar de potentes funciones de inteligencia artificial (IA); por ejemplo:
- Redacción inteligente y sugerencias personalizadas: recibe sugerencias de escritura personalizadas mientras escribes. De esta forma, podrás escribir y responder a mensajes más rápidamente.
- Bandeja de entrada con pestañas: permite que Gmail ordene automáticamente tus mensajes por categorías, como Promociones, Social, Notificaciones y Foros. De esta forma, podrás ver primero tus mensajes más importantes.
- Darse de baja de sugerencias: Gmail ofrece un sencillo botón para darse de baja, de forma que los remitentes de mensajes promocionales puedan quitar tu dirección de sus listas de distribución con un solo clic.
- Marcadores de importancia: permite que Gmail use tus acciones anteriores para predecir qué mensajes pueden ser importantes para ti y marcarlos.
- Filtros de spam: Gmail bloquea automáticamente más del 99,9 % del spam, los ataques de phishing y el malware, y protege más de 1500 millones de bandejas de entrada. Tienes la tranquilidad de saber que los correos sospechosos se identifican automáticamente y se envían a la carpeta de spam.
- Recordatorios: Gmail también puede recordarte de forma inteligente los mensajes a los que aún no has respondido mostrándolos en la parte superior de tu bandeja de entrada.
Gmail puede actualizar los mensajes para mostrar el contenido más reciente
Cuando el correo dinámico está activado, puedes realizar tareas como responder a eventos, rellenar cuestionarios y responder a comentarios en Documentos de Google, todo ello sin salir de Gmail.
Tus canales de comunicación se encuentran en un solo lugar
Desde Gmail, puedes enviar correos electrónicos, usar Chat, iniciar videollamadas y gestionar tu calendario. También puedes buscar contenido en todos tus canales de comunicación en una misma ventana del navegador.
Qué operaciones cambian en Gmail
Es normal que quieras conservar tus flujos de trabajo cuando te pases a Gmail. Aunque a menudo puedes replicar flujos de trabajo de Outlook en Gmail, este cambio es un momento ideal para descubrir nuevas formas de trabajar.
Sigue las prácticas recomendadas y los consejos que te ofrecemos a continuación para saber qué cambiará cuando empieces a usar Gmail.
| Flujo de trabajo de Outlook | Prácticas recomendadas y consejos de Gmail |
|---|---|
| Colaborar en copias de documentos: Envía copias de los documentos a tus compañeros como archivos adjuntos. | Trabajar juntos en el mismo documento: Comparte archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, actualiza los permisos para compartir y responde a comentarios sin salir de Gmail. Más información |
| Ordenar por remitente: Usa la barra de búsqueda o el menú de filtros de tu bandeja de entrada. | Buscar mensajes: Haz búsquedas con criterios de búsqueda avanzada, chips y superposición de búsqueda de aplicaciones. Más información |
| Marcar mensajes enviados como importantes: Selecciona el marcador de alta importancia. | Usar asuntos más inteligentes: Destaca la importancia del mensaje en el campo del asunto. Más información |
| Dar formato al texto de los correos: Aplica formatos a la ventana del mensaje. | Usar Documentos de Google con formatos de texto especiales: Aplicar a la ventana del mensaje los formatos de texto más utilizados. Para ver las tablas o las opciones de formato avanzadas, edita y envía correos electrónicos desde Documentos de Google. Más información |
| Añadir botones de votación a un mensaje: Haz una encuesta por correo electrónico. | Usar Formularios de Google para encuestas: Haz una encuesta con Formularios de Google. Más información |
| Utilizar marcas como recordatorios de seguimiento: Con las marcas, puedes hacer un seguimiento de los mensajes importantes que recibas. | Destacar o posponer mensajes importantes: Puedes destacar, posponer o marcar mensajes como importantes. Más información |
| Agrupar correos electrónicos:Usa reglas, categorías y carpetas. | Filtrar y etiquetar correos: Aplica filtros y etiquetas de colores a los mensajes. Más información |
| Publicar mensajes en carpetas: envía mensajes informativos a las carpetas de tu cuenta. | Envíate mensajes: aplica etiquetas a los mensajes o márcalos como importantes. Más información |
| Usar carpetas públicas: comparte información dentro de tu organización. | Usar Google Drive: comparte archivos y carpetas de Google Drive. Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos |
| Usar un buzón de correo compartido: permite que varias personas envíen mensajes desde una sola dirección de correo. | Delega una cuenta de correo: permite que varias personas usen una sola cuenta de correo o creen una bandeja de entrada colaborativa. Más información en el Centro de Ayuda de Gmail |
| Usar las funciones de archivado automático y limpieza: Configura reglas para mover mensajes automáticamente de tu bandeja de entrada al archivo de Outlook. | Usa filtros para archivar mensajes automáticamente:Archiva mensajes o configura filtros para moverlos automáticamente al archivo de correo completo. No hace falta ejecutar reglas en intervalos periódicos. Más información |
Diferencias entre funciones a grandes rasgos
En esta sección tienes un resumen de las diferencias entre las funciones de Outlook y Gmail:
| Función o tarea | Outlook (versión para ordenadores) | Gmail (web) |
|---|---|---|
| Abrir el correo electrónico |
Abre Outlook en el ordenador.
|
Abre gmail.com en un navegador. Más información |
| Redactar un correo electrónico | Utiliza correctores ortográficos y gramaticales. | Recibe sugerencias de gramática, ortografía y escritura personalizada.Más información |
| Guardar borradores | Haz clic en Inicio Nuevo correo y, a continuación, en Guardar. |
Haz clic en Redactar. Los borradores se guardan automáticamente. Para ver un borrador, ve a la etiqueta Borradores. Más información |
| Adjuntar un correo electrónico a un correo | En la ventana del mensaje, inserta un elemento de Outlook o arrastra y suelta. | Reenviar como archivo adjunto o arrastrar y soltar. Más información |
| Guardar archivos adjuntos | Guarda los archivos adjuntos en tu ordenador. | Sube archivos adjuntos a Google Drive. Más información |
| Ver mensajes individuales o conversaciones | Organizar por conversación o por remitente. Desplázate para ver todos los elementos (vista para ordenador). | Puedes usar los ajustes rápidos para cambiar la vista de la conversación. Tienes la posibilidad de ver hasta 100 elementos por pantalla (vista web). Más información |
| Responder a un correo | En la columna de menú, haz clic en Responder | En el mensaje, haz clic en Responder. Para recibir respuestas rápidas, usa las sugerencias de Respuesta inteligente.Más información |
| Responder directamente al contenido de un correo anterior | En la respuesta, escribe “mira mi respuesta entre líneas a continuación”. A continuación, escribe el mensaje anterior. | Copia el texto del mensaje anterior en tu respuesta y aplica el formato de cita. A continuación, escribe tu respuesta.Más información |
| Añadir accesos directos a la configuración | Personaliza los ajustes en la columna de menú. | Añade combinaciones de teclas personalizadas. Más información |
Nombres diferentes para funciones similares
Outlook y Gmail a veces usan nombres diferentes para funciones similares. Utiliza esta tabla para buscar las equivalencias.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Carpetas | Etiquetas |
| Reglas | Filtros |
| Correo electrónico nuevo | Redactar |
| Retrasar entrega | Programar envío |
| Retirar mensajes | Deshacer el envío |
| Combinación de correo | Combinación de correo |
| Cifrar correos electrónicos | Modo confidencial |
| Alertas | Notificaciones |
| Elementos rápidos | Plantillas de correo |
| Ignora conversaciones. | Silencia conversaciones. |
| Correo basura | Spam |
| Elementos eliminados | Papelera |
Colaborar y usar otras aplicaciones con Gmail
Gmail te permite pasar de un flujo de comunicación a otro sin cambiar el contexto.
| Tarea | Cómo funciona en Gmail (versión web) |
|---|---|
| Trabajar con compañeros de trabajo con Outlook | Utilizar Outlook y Gmail conjuntamente |
| Editar correos electrónicos con tus compañeros | Trabajar juntos en contenido de correo en un documento de Google |
| Chatear con compañeros y compartir contenido en Espacios | Utilizar Google Chat en Gmail |
| Facilitar la comunicación entre los compañeros de trabajo | Añadir personas a tus contactos de Google |
| Iniciar videollamadas y hacer llamadas de voz | Utilizar Google Meet en Gmail |
| Programar reuniones y citas | Usar la barra lateral de Google Calendar en Gmail |
| Crear tareas a partir de correos electrónicos | Arrastrar correos a Google Tasks |
| Crear notas a partir de un correo | Guardar un correo en Google Keep |
| Hacer una encuesta | Enviar una encuesta de Formularios de Google |
Fuente: https://support.google.com/a/users/answer/9297879?hl=es&ref_topic=9259764&sjid=2875042707083702923-SA#why-switch&zippy=%2Cventajas-de-pasarse-a-gmail
