Como exploramos en una encuesta global reciente que encargamos a Economist Impact , los empleados de todo el mundo están buscando nuevas formas de trabajar y conectarse entre sí y con sus organizaciones a medida que los modelos de trabajo remoto e híbrido continúan evolucionando. Crear un modelo para reuniones más inclusivas y colaborativas puede ayudar a los equipos a sentirse más conectados, donde sea y como sea que trabajen juntos.

Programación de reuniones

Si trabaja con personas en otras zonas horarias, entonces sabe que la programación puede ser un dolor de cabeza logístico. En Google, seguimos algunas pautas para optimizar la participación.

Comparta información para una mejor programación: anime a su equipo a agregar horas de trabajo , ubicación y tiempo de enfoque en Calendarios.

Invite solo a aquellos que puedan contribuir: si no está seguro, invite a menos compañeros de equipo esenciales para la reunión como “opcional”.

Elija fechas y horas que funcionen para más personas: para equipos en zonas horarias distantes, agregue otras zonas horarias a su calendario para programar reuniones globales con mucha anticipación y discuta zonas horarias alternas del anfitrión para llamadas regulares.

Agregue una agenda a la invitación del calendario: informe a las personas con al menos 24 horas de anticipación de qué se tratará una reunión, por ejemplo: “Esta reunión será exitosa si nos vamos con cuatro ideas geniales de la sesión de lluvia de ideas”, para que los participantes puedan prepararse. . Y no olvide que puede programar el envío de la agenda para que llegue justo antes de la reunión o a la hora correcta para los asistentes de diferentes zonas horarias.

Anime a confirmar su asistencia con la ubicación: haga que los asistentes compartan si asistirán “en una sala de reuniones” o si se “unirán virtualmente” para que todos, incluido el organizador, sepan qué esperar.

Alterne los roles de facilitador y tomador de notas: hacer que los miembros del equipo alternen los roles disminuye la carga de una persona y brinda a todos la oportunidad de participar más plenamente.

Prepárate con espacios

Spaces es el lugar central de Google Workspace para la colaboración en equipo. Funciona en estrecha colaboración con herramientas como Gmail, Calendar, Chat, Drive y Meet para que los compañeros de trabajo puedan trabajar digitalmente en proyectos, compartir ideas e incluso conectarse mejor a nivel personal. Los participantes pueden prepararse para las reuniones revisando documentos y presentaciones en paralelo y colaborar con preguntas y sugerencias, con todo guardado en Spaces para referencia futura.

Durante la reunión

Las buenas reuniones híbridas no deben sentirse como dos conversaciones diferentes que suceden en la sala y de forma remota. Para que se sientan como una única experiencia inclusiva, intente lo siguiente:

Ayude a los miembros del equipo virtual a conectarse: reconozca cuando los compañeros de equipo remotos se unan y use los primeros cinco minutos para conectarse. Algunos equipos de Google comienzan haciendo preguntas como “¿qué fue lo mejor que comiste este fin de semana?” o reproducir videos interesantes de YouTube.

Mantenga y comparta notas de la reunión: los tomadores de notas pueden usar un documento de notas rellenado previamente en la invitación del Calendario o incluso las grabaciones de la reunión para compartir lo que sucedió con los asistentes y cualquier persona que no pudo asistir.

Colabora con el modo Companion: el modo Companion de Google Meet puede ayudar a todos a participar, sin importar dónde se encuentren. Para las personas en la sala de conferencias, el modo Companion apaga el video y el audio en las computadoras portátiles para que los participantes puedan usar funciones como chat, compartir pantalla, levantar la mano, encuestas, controles de host y más, mientras evitan la retroalimentación con el hardware de la sala de conferencias. Además, los miembros del equipo también pueden habilitar los subtítulos y las traducciones en su idioma preferido y ver las presentaciones de cerca en su propio dispositivo.

Fomentar la inclusión: los facilitadores pueden asegurarse de que todos se sientan escuchados fomentando las contribuciones remotas, evitando las conversaciones paralelas “en la sala” y recordando a los equipos de idiomas mixtos que usen subtítulos traducidos .

Proporcione múltiples formas de dar su opinión: no todos se sienten cómodos hablando en una reunión, así que asegúrese de que las personas sepan que pueden usar la opción de chat , o intente usar la función de encuesta para involucrar a todos y ofrecer su opinión.

Use pizarras virtuales en lugar de físicas: con Jamboard o la aplicación Jamboard , los asistentes remotos también pueden ver y contribuir.

Después de la reunión

Muchos de nosotros hemos experimentado la fatiga de las reuniones a medida que nuestros equipos se distribuyeron más durante los últimos dos años. Pero siempre es crucial asegurarse de que los asistentes sientan que su tiempo está bien empleado, y hay algunas maneras de hacerlo. Para empezar, intente enviar una nota de seguimiento agradeciendo a los asistentes por asistir, solicitando comentarios y compartiendo notas, grabaciones, elementos de acción y decisiones. También puede publicar recursos de la reunión en los espacios relevantes para que los miembros del equipo ausentes puedan contribuir. También es una buena idea recopilar comentarios generales para las reuniones periódicas: intente encuestar a las personas una vez por trimestre utilizando Formularios de Google, posiblemente de forma anónima, sobre cómo la reunión podría ser más productiva e inclusiva.